قوانین و راهنمای ثبت نام در نهمین کنفرانس ملی روز جهانی محیط زیست

کاربر گرامی و شرکت کننده ی محترم

 خواهشمند است جهت شرکت در نهمین کنفرانس لازم است قبل از هرگونه اقدامی ابتدا به دقت مطالب زیر را مطالعه نموده و سپس نسبت به ارائه مقاله، طرح و ثبت نام در کنفرانس اقدام فرمائید.

مقتضی است شرکت کنندگان محترم به این نکته مهم توجه نمایند که ارائه مقاله و ثبت نام در کنفرانس روزجهانی محیط زیست به صورت کاملاً جداگانه انجام می پذیرد. و شرکت کننده محترمی که اقدام به ارائه مقاله در کنفرانس می نمایند، می بایستی مراحل ثبت نام خود و واریز هزینه مربوط به ثبت نام درکنفرانس را ( به غیر از مراحل ثبت مقاله و واریز هزینه مربوط به آن) به منظور امکان حضور در کنفرانس و ارائه مقاله در کنفرانس به انجام برساند.

توجه:

 افرادی که در کنفرانس سال گذشته شرکت نموده و عضو سایت هستند نیازی به عضویت مجدد در سایت ندارند، وارد صفحه کاربری خویش شوند و مراحل ثبت نام را طی نموده و مقاله شان را ارسال نمایند.

1- عضویت در سایت و پرکردن فرم ثبت نام :

• فرم ثبت نام باید به دقت تکمیل شود.
• ابتدا مشخص کنید به چه عنوان در سامانه ثبت نام  می کنید : به عنوان شخص حقیقی یا شخص حقوقی. در مواردی که موسسات و سازمان ها به عنوان حمایت کننده کنفرانس ثبت نام می کنند، امکان ثبت نام تعداد مشخصی از کارکنان و همکاران خود را برای شرکت در کنفرانس یا کارگاه های آموزشی- تخصصی را دارند.
• در قسمت نوع عضویت لازم است شرکت کننده آزاد، اساتید و دانشجویان تعیین شود؛ بارگذاری تصویر پرسنلی، شهر، نشانی پستی، سمت/ سازمان، نشانی پست الکترونیکی، تأیید نشانی پست الکترونیکی، نام کاربری، نشانی پست الکترونیکی کمکی، توضیحات (درصورتی که توضیح خاصی ضروری به نظرمی رسد، در بخش توضیحات وارد کنید، درج نشانه امنیتی می باشد.

تذکر:

1.  با توجه به اینکه در بسیاری موارد، نیاز به اطلاع رسانی فوری وجود دارد و مسئولین برگزاری کنفرانس باید در یک بازه زمانی مشخص، افرادی که مقالاتی را ارائه می دهند را اعلام نمایند، بنابراین شماره تلفن همراه قابل دسترس را اعلام فرمایید.

2. در قسمت نشانی پستی، آدرس دقیق خود را جهت ارسال مرسوله پستی همراه با کدپستی وارد کنید.

3. از آدرس پست الکترونیکی دقیق و صحیح استفاده کنید. در مواردی که رمز عبور را فراموش کنید، این امکان وجود دارد تا با ورود نشانی ایمیل صحیح، رمز عبور مجددا ایجاد شده و به نشانی ایمیل شما ارسال گردد.

4. تصویر پرسنلی مناسبی از خود را در سامانه بارگذاری کنید.( با حجم200 کیلوبایت)

5.در صورت استفاده از تخفیف دانشجویی (نوع عضویت دانشجو) تصویر واضحی از کارت دانشجویی خود را بارگذاری نمایید.

فرم ثبت نام بصورت ذیل می باشد:

 

لازم به ذکر است متقاضی محترم پس از پرکردن موارد خواسته شده بر روی آیکن ذخیره کلیک کرده و اطلاعات خود را ذخیره می نماید. پس از ذخیره کردن اطلاعات، ایمیلی به آدرس فرد متقاضی شامل رمز ورود شما به وبسایت ارسال می گردد.

توجه : ممکن است این ایمیل در قسمت SPAM ایمیل شما قرار گرفته شده باشد.

    الف) ثبت مقاله

1-      پس از عضویت در سایت و وارد کردن اطلاعات دقیق و کامل و دریافت نام کاربری و پسورد به صورت اتوماتیک

2-     اکنون با نام کاربری خود از قسمت «ورود به سامانه» وارد سامانه شوید از بخش " ارسال و پیگیری مقالات" مقاله خود را برای کنفرانس ارسال کنید. برای مقاله شما کدشناسایی تعیین می گردد و از همین آیکن می توانید پیگیری مقاله را انجام دهید.

ولی دریافت این اطلاعات به منزله ثبت نام در کنفرانس نیست.

 

توضیحات مهم:

1) تمام اطلاعاتی که در حین ارائه مقاله اعم از نام و ترتیب ذکر نام نویسندگان، آدرس الکترونیکی، مشخصه ی نویسندگان و عنوان مقاله درج می شود غیر قابل تغییر بوده و از آنجا که فهرست نویسندگان و عنوان مقالات و ... مستقیماً از روی سایت تهیه می شود حتی در صورت تغییر این اطلاعات در فایل اصل مقاله، امکان اعمال آنها در کتاب وجود ندارد. لازم بذکر است که گواهینامه های مقالات نیز بر اساس اطلاعات مقاله و از روی سایت تهیه می شود. لذا در تنظیم این اطلاعات دقت لازم را بکار ببرید.

2) با توجه به اینکه روند داوری مقالات توسط کمیته داوران کنفرانس به صورت مجازی و از طریق کنترل پنل مربوطه انجام خواهد شد، لذا به مقالاتی که از طریق ایمیل ارسال شود، ترتیب اثر داده نخواهد شد.

3)پس از داوری نهایی و  اعلام نتایج، نام هر نویسنده حداکثر در 5 مقاله می تواند ذکر شود و به هر ارائه دهنده ی مقاله حداکثر گواهی ارائه 5 مقاله تقدیم خواهد شد و در صورتی که نام نویسنده در بیش از 5 مقاله ذکر شده باشد در فهرست نویسندگان مقالات از مقاله پنجم به بعد حذف خواهد شد.

4) از بین نویسندگان مقاله یک نفر (ترجیحاً نویسنده اصلی) جهت ارائه مقاله به صورت شفاهی و یا جهت ارائه به صورت پوستری در صورت پذیرفته شدن و بر اساس نوع پذیرش بایستی در کنفرانس شرکت کند و حتما در روز کنفرانس (جهت دریافت گواهی و استفاده از مباحث علمی و...)حضور یابد.

5) بابت ارائه هر مقاله دبیرخانه هزینه ای را به عنوان هزینه ی داوری مقاله دریافت می کند؛ پس از پذیرش مقاله توسط داوران، هزینه داوری بایستی پرداخت گردد؛ لازم به ذکر است این هزینه به هیچ وجه مسترد نمی گردد.

 ب) ثبت نام برای ارسال طرح برترین ها

درصورت تمایل به شرکت در طرح برترین لازم است کلیه شرکت کنندگان از طریق صفحه شخصی خویش وارده شده و هر یک از بخش های ذیل را از طریق سامانه از قسمت «شرکت در مسابقه» ارسال نمایند. در مرحله اول پس از پذیرش طرح، واریز مبلغ ثبت طرح برای داوری ضروری است. در مرحله دوم هزینه شرکت در کنفرانس واریز می گردد و مرحله ثبت نام انجام خواهد شد. ارائه دهنده طرح حتما بایستی در کنفرانس شرکت نماید.

 

علاوه بر این موارد، جهت شرکت در هر یک از بخش ها، نیاز به ارسال مدارک ذیل است: 

•  کتاب: ارسال یک جلد از کتاب منتشر شده؛ 
•  پایان نامه: یک نسخه صحافی شده از پایان نامه به همرای لوح فشرده متن به فرمت (PDF)؛ 
•  اختراع ثبت شده: یک تصویر از گواهی ثبت اختراع؛ 
• سازمان غیر دولتی: گزارش عملکرد و فعالیت ها؛ 
•  طرح پژوهشی: تصویر صفحه اول که در آن مشخصات طرح بصورت کامل و مشخص باشد، طرح تحقیق(پروپوزال).

 کلیه مدارک باید به صورت پست پیشتاز یا حضوری به دبیرخانه کنفرانس ارسال گردد.        
  در صورتی که در تولید اثر ارسالی بیش از یک نفر مشارکت داشته باشند، صرفاً یک جایزه تعلق خواهد گرفت و سایر افراد در صورت تمایل به استفاده از سایر امکانات و امتیازات کنفرانس باید اقدام به ثبت نام نمایند. 

ضمناً در صورت عدم پرداخت هزینه‌ ثبت و بررسی طرح، آثار ارسالی مورد داوری قرار نمی‌گیرد.         

 

ج) ثبت نام و پذیرش در کنفرانس و کارگاه های آموزشی:

تمام افرادی که تمایل به حضور در کنفرانس دارند، بدون توجه به اینکه مقاله ارائه داده اند یا خیر و بدون توجه به اینکه اطلاعات خود را در ثبت مقاله وارد کرده اند یا خیر باید در کنفرانس ثبت نام کنند.

تمام انواع مختلف حضور در کنفرانس اعم از مقاله دهنده، بدون مقاله، کارگاه آموزشی، نمایندگان اسپانسرها، مدعوین و ... فقط از طریق «فرم شرکت در کنفرانس» در صفحه اصلی سایت، منوی ثبت نام (البته پس از ورود به سامانه) طبق نوع عضویتی که در اطلاعات شخصی وارد کرده اید مشخص شده است که پس از پرداخت هزینه، امکان حضور در کنفرانس را دارند.

 

هزینه ی حضور در کنفرانس

1-     هزینه ثبت نام آزاد: 2200000 ریال

2-     هزینه ثبت نام هیات علمی: 1500000 ریال

3-     هزینه ثبت نام دانشجویی و دانش آموزی: 1000000 ریال

 

هزینه ثبت مقاله و طرح

هزینه ی ثبت هر مقاله و طرح برترین 500000 ریال می باشد که پس از داوری و پذیرش مقاله و طرح بایستی واریز گردد.

توضیح: برای اینکه هر مقاله و طرح بتواند در کنفرانس ارائه شود علاوه بر پرداخت هزینه ثبت مقاله، حداقل یک نفر از نویسندگان آن مقاله و طرح ارائه شده نیز می بایست در کنفرانس ثبت نام نماید. و برای گرفتن گواهینامه هر نویسنده باید جداگانه فقط هزینه حضور درکنفرانس را پرداخت نماید. منوط به پرداخت هزینه ثبت مقاله یا طرح گواهینامه تک اسمی و فقط به اسم ثبت نام کنندگان و شرکت کننده در کنفرانس ارائه می شود.

 

هزینه ی حضور در کارگاه های آموزشی

1- پس از ورود به سامانه در منوی ثبت نام رفته و گزینه شرکت در کارگاه های آموزشی را انتخاب نمایید و کارگاه مورد نظر خود را انتخاب و ذخیره نمایید در صورتیکه که تعداد افراد به حدنصاب نرسد دوره ها برگزار نمی گردد.(حداقل شرکت کننده15 نفر)

2- هزینه ثبت نام در هر یک از کارگاه ها در سایت در بخش ثبت نام در کارگا ه های تخصصی اعلام گردیده است.

  شرکت کننده محترم توجه داشته باشید فقط هزینه های ثبت مقاله به شماره حساب ذیل قابل پرداخت می باشد. شایان ذکر است هزینه شرکت و حضور در کنفرانس بصورت آنلاین و از طریق سامانه قابل پرداخت می باشد. 

پرداخت هزینه ثبت طرح و مقاله

1- شماره حساب 135860840 نزد بانک تجارت شعبه اردیبهشت شعبه 187بنام پژوهشکده محیط زیست و یا به شماره کارت حساب ذکر شده 6273539991665786 واریز نمایید.

همچنین شماره شبا IR470180000000000135860840 می باشد.

2-  فیش واریزی با درنظر گرفتن نکات ذیل به wediran@ut.ac.ir ارسال فرمایید.

(موضوع (subject) کد مقاله، اسکن فیش واریزی به پیوست (attach) ایمیل شود و نام فایل تصویر فیش تحت عنوان کد مقاله باشد)

خدماتی که دبیرخانه در ازای دریافت این مبلغ ارائه می دهد عبارت است از:

-         داوری اصل مقاله توسط حداقل 3 داور؛

-         چاپ مقاله در کتاب چکیده مقالات، در صورت ثبت نام حداقل یک نفر از نویسندگان؛

-        درج مقاله در لوح فشرده (CD) مقالات کنفرانس در صورت ثبت نام حداقل یک نفر از نویسندگان.

-         چاپ اصل مقالات

در فرم ثبت نام ابتدا اطلاعات شخصی دریافت می شود. اقدامات بعدی در فرم ثبت نام به این شرح می باشند:

گام اول : تعیین نوع ثبت نام :

   1- شرکت در کنفرانس :

1-1-ثبت نام دانشجویی یا دانش آموزی جهت حضور در کنفرانس. (با ارائه کارت دانشجویی و نامه از مدرسه برای دانش آموزان جهت تعلق گرفتن تخفیفی که در هزینه های کنفرانس لحاظ شده است. )

1-2- ثبت نام هیات علمی جهت حضور در کنفرانس.(با ارائه کارت معتبر جهت تعلق گرفتن تخفیفی که در هزینه های کنفرانس لحاظ شده است.)

1-3- ثبت نام آزاد جهت حضور در کنفرانس.

1-4- ثبت نام از طریق یک شرکت / سازمان حقوقی جهت حضور در کنفرانس.

  خدماتی که ارائه می شود عبارتند از :

ثبت نام و پذیرش در کنفرانس :

-         پذیرش و صدور کارت سینه؛

-         ارائه گواهینامه حضور در کنفرانس؛

-         پذیرایی (وعده ناهار و 2  میان وعده.)، فقط روز کنفرانس؛

-         ارائه حداکثر 5 گواهی ارائه مقاله (در صورت ارائه و پذیرش و پرداخت هزینه ثبت هر کدام از مقالات).

-         کتاب مجموعه چکیده مقالات؛

-         لوح فشرده مجموعه چکیده مقالات؛

-         ارائه کیف  و پکیج کنفرانس.

 

توضیح مهم:

کسانی که هزینه ی ثبت نام آنها توسط شرکتها یا سازمانهای تابعه ی آنها پرداخت می شود تاریخ دریافت نامه توسط دبیرخانه مبنی بر ثبت نام تلقی و تعهد پرداخت وجه به منزله ی تاریخ ثبت نام و مبنای محاسبه تعرفه خواهد بود.

 

گام دوم : تعیین هزینه شرکت در کنفرانس:

در این گام براساس تاریخ پرداخت وجه و نوع ثبت نام صورت حساب هزینه ثبت نام توسط سایت تهیه و به کاربر ارائه می شود. و پس از تأیید (72 ساعت ) ثبت نام شما تکمیل می شود.

 

گام سوم : پرداخت هزینه ثبت نام به صورت آنلاین:

در این مرحله برای رفاه حال شرکت کنندگان محترم، ثبت نام کنندگان می بایست هزینه ثبت نام را به صورت الکترونیکی و (آنلاین) از طریق سامانه وب سایت کنفرانس پرداخت نمایند. پس از ورود به سامانه از منوی ثبت نام وارد «پرداخت هزینه های شرکت در کنفرانس» شوید و مبلغ تعیین شده را پرداخت نمایید.

 

گام چهارم : دریافت کارت شرکت در کنفرانس:

پس از تأیید ثبت نام می بایست از منوی ثبت نام گزینه «مشاهده کارت شرکت در کنفرانس» انتخاب نموده و کارت را از طریق سامانه دریافت و حتما در روز کنفرانس به همراه خود جهت پذیرش داشته باشید.

 

گام آخر:

گواهی حضور و مقالات در پایان روز کنفرانس به شرکت کنندگان تقدیم می گردد.

ج)- تاریخ های مهم :

-        آخرین مهلت دریافت اصل مقالات 94/01/25

-         اعلام نتایج داوری 94/02/10

-         ثبت نام برای شرکت درکنفرانس 94/02/20

-         برگزاری کنفرانس11  /94/3.

توضیح مهم 1 : تاریخ ها به صورت اتوماتیک توسط سایت اعمال می شود.

نکته پایانی :

هر کاربر یک شناسه کاربری با حروف انگلیسی و یک رمز عبور خواهد داشت که می تواند وضعیت ثبت نام خود را مشخص و دنبال نماید. و هر مقاله یک کد شناسایی و رمز عبور خواهد داشت که نویسندگان مقالات می توانند با استفاده از آن وضعیت مقاله را دنبال نمایند.